Есть и другие причины. В области корпоративной и государственной политики закупок существует требование проведения конкурсных процедур при размещении заказа. Во многих организациях принято принимать решение о выборе компании - поставщика товаров, работ или услуг на основании торгов, которые проходят через объявление открытого или закрытого конкурса. Торги в бизнес - сообществе принято называть тендером. Термин «тендер» пришел в российскую экономику из мировой экономики, где тендерная деятельность является основным механизмом реализации системы государственно- частного партнерства. Тендеры на российском рынке проводит и корпоративный, и государственный сектор. Сегодня требование о проведении торгов предъявляется в России ко всем заказам, объявляемым государственными и муниципальными организациями, стоимость которых превышает 100 тыс. рублей в квартал.
Тендеры помогают находить оптимальные решения для развития бизнеса. Контракт будет заключен с тем предприятием, которое сделало наиболее выгодное предложение для организатора тендера. Выиграть тендер поставщику нелегко: необходимо стать поставщиком востребованного на рынке товара, иметь хорошую команду специалистов, разобраться в законодательстве и тонкостях конкурсных процедур.
Компании-поставщики, благодаря проведению тендера, создают вокруг себя конкурентную среду, имеют возможность получить заказ на свою продукцию за лучшую цену.
Коммерческие тендеры регулируются нормами Гражданского кодекса РФ и регламентами, установленными самими компаниями-заказчиками.
Статья 448 ГК РФ определяет, торги проводятся через открытые и закрытые аукционы и конкурсы. В открытом аукционе и открытом конкурсе может участвовать любое лицо, в закрыты - участвуют только лица, специально приглашенные для этой цели. Организатор обязан известить общественность о торгах не менее чем за 30 дней до их проведения.
В четвертой главе 135–ФЗ «О защите конкуренции» предусмотрены антимонопольные требования к торгам и особенности отбора финансовых организаций.
В ГК содержатся и санкции за отказ от подписания договора, но для того, чтобы они могли быть применены, заказчику необходимо приложить к конкурсной документации проект контракта. Если этого не сделать, то санкции за отказ от подписания договора, предусмотренные ГК, не могут быть применены.
Систематизацию и унификацию процедур частных тендерных торгов осуществила РАО «ЕЭС России». Компания применила для проведения коммерческих тендеров базовые принципы и стандарты, предусмотренные для государственных торгов и прописанные в 94- ФЗ. Набор конкурсных процедур был расширен: открытый конкурс, открытый конкурс с предварительным отбором, закрытый конкурс, двухэтапный конкурс, многоэтапный конкурс, конкурсы (открытые, закрытые) с переторжкой, ценовой конкурс, запрос цен, запрос предложений, конкурентные переговоры, закупку у единственного источника.
Большинство коммерческих торгов проводятся по тем же принципам, что и государственные торги. Разница состоит в том, что деятельность государственных организаций при проведении торгов жестко регламентирована законодательством, а коммерческие организации проводят тендеры по более свободной форме. Они ориентируются на внутренние документы, принятые в самих компаниях.
Коммерческие организации не имеют такого единого и универсального закона для проведения тендеров, как 94- ФЗ для государственных закупок. Причина в том, что каждая сфера бизнеса имеет много отличий и свою специфику.
Для коммерческих предприятий важны эффективность закупки и оптимальная процедура проведения тендера.
Многие компании-заказчики имеют электронные площадки для проведения торгов, на них ведется основная закупочная деятельность. Так, РАО ЕЭС создал единый интернет-ресурс для компаний электроэнергетики (www.b2benergo.ru). Коммерческие тендеры проводятся на таких площадках, как B2B-NPK, B2B-Avia, B2B-SNG, B2B-Холод, B2B-Спорт, B2B-Металлург, B2B-Агро, B2B-ЖКХ, B2B-Авто, B2B-Телеком, B2B-Страхование и другие. Все эти порталы имеют единые базы данных (то есть зарегистрированные на одной площадке компании могут принимать участие в торгах и на других), схожие регламенты, единообразный интерфейс. В каждой отрасли есть порталы, консолидирующие информацию о торгах, также работают межотраслевые порталы типа «Трейд.Су» (alltenders.ru; i-tenders.ru). Основное отличие b2b от консолидирующих информацию площадок в том, что на последних не проходят сами торги, на них не предусмотрены процедуры. Там размещается информация, в частности, извещения и ссылки на сайт заказчика, где, как правило, размещается конкурсная документация.
Выбор места для участия в торгах зависит от финансовых и организационных условий, которые предлагают разные площадки. Одни площадки берут абонентскую плату, другие - процент от сделки, третьи - единовременную плату, четвертые предоставляют бесплатное участие либо для поставщиков, либо для заказчиков.
Какие тендеры бывают?
Первая разновидность тендера – это «тендер цены». Заказчик точно знает, какие товары, работы или услуги и в каком объеме потребуются ему для выполнения задачи. А поставщики товаров или исполнители работ или услуг выдвигают свои предложения по поставкам товаров, по конкретным видам работ, срокам, периоду гарантийного обслуживания, дополнительным услугам – и главное по цене.
Второй вид тендеров – это тендер «открытых решений». Такой тендер организовывается в том случае, когда специалисты компании не имеют четкого представления о том, какие товары, виды работ и услуг, потребуются им для достижения желаемого результата. Тендер «открытых решений» может объявляться и в том случае, если желаемый результат можно достичь различными способами. Компания в описании условий тендера (брифе) указывает проблему, которую ей необходимо решить или результат, который желательно достигнуть. Компании- участники предлагают свое видение решения проблемы.
Такой тендер, конечно, подразумевает гораздо больший разброс по ценам и предлагаемым решениям, но взамен компания – заказчик получает уникальный шанс рассмотреть творческие разработки различных компаний.
В том случае, когда приходится принимать сложные решения, применяют двухэтапную модель тендера. На первом этапе компания- заказчик выбирает концепцию решения, а на втором – ценовое предложение.
Открытый или закрытый тендер?
Преимущества открытого конкурса – в его публичности, что важно при проведении крупных и сложных закупок, выборе подрядчиков для реализации масштабных проектов. У поставщиков в этом случае больше ответственности, они более тщательно относятся к подготовке и подаче предложений. Для поставщиков сложности связаны с тем, что конкурсная процедура четко регламентирована и по срокам, и по последствиям. Для заказчика сложности в трате временных ресурсов, в наличии элемента непредсказуемости, связанного с риском прихода непроверенных компаний.
Закрытый конкурс - лучшая процедура для закупок небольшими партиями. Несмотря на сужение конкуренции, проще становится процесс обработки и оценки заявок, специально приглашаются проверенные компании.
Правила подготовки к участию в тендере.
Как и любой бизнес-процесс, тендер имеет свои правила подготовки и проведения. Компания- заказчик описывает в конкурсной документации критерии и сроки выбора участников и победителя тендера.
Рассмотрим план работ по подготовке к участию в тендере.
1 этап. Изучение тендерной документации и принятие решения об участии в тендере.
Для подготовки предложения по участию в коммерческом тендере, необходимо познакомиться с конкурсной документацией компании, которая проводит тендер.
Заказчик направляет бриф (приглашение к участию) потенциальным участникам тендера для рассмотрения.
Стандартный бриф предполагает следующий состав:
1.описание компании-заказчика
2.постановка проблемы и описание желаемого результата
3.требования к участникам тендера
4.описание формы подачи заявки
5.критерии оценки претендентов
6.сроки проведения тендера.
Разберемся с содержанием брифа.
Описание компании-заказчика.
Для подготовки предложения по участию в коммерческом тендере, необходимо познакомиться с историей компании, которая проводит тендер. Необходимо обратить внимание на численность компании, сектор экономики, в которой она работает, вид бизнеса и его специфические особенности. Буклеты и брошюры, интернет-ресурсы о компании, содержание сайта компании позволят получить представление о заказчике. Информация о компании даст возможность правильно подготовить тендерную документацию.
Постановка проблемы и описание желаемого результата.
Этот раздел брифа показывает, какую проблему необходимо решить заказчику. Тендерная документация содержит техническую и коммерческую часть. В технической части дается описание и общая информация об объекте торгов, инструкция для поставщиков, информационные карты с указанием порядка подготовки и подачи конкурсных заявок и другая требуемая информация. В коммерческой части указаны цена, условия, графики платежей, источники финансирования контракта.
Требования к участникам тендера.
Среди требований может быть определено требование о наличии опыта проведения аналогичных проектов, отзывов предыдущих клиентов, наличие информации о сроке работы на рынке компании - поставщика.
Описание формы подачи заявки
В этом разделе компания - заказчик оговаривает те разделы, которые должны фигурировать в заявке (предложении) от компании - участницы тендера.
Критерии оценки
Критерии оценки включают такие параметры, как цена, время проекта, отсутствие соисполнителей.
Сроки проведения тендера
Обычно указывают срок объявления тендера, срок начала и окончания приема заявок, ориентировочный срок рассмотрения заявок.
Как правило, если объявляется «тендер цены», то к участию приглашаются 3 -4 организации. Если же запланировано проведение двухэтапного «тендера решений», то количество участников на первом этапе может быть от 5 до 9, а на второй этап выходят два – три участника, подготовившие наиболее интересные предложения.
2 этап. Уточнение позиций.
На этом этапе компании, подавшие первоначальные заявки на участие в тендере, могут обращаться к заказчику за дополнительной информацией, чтобы уточнить видение проблемы заказчиком и пути ее решения.
3 этап. Подготовка заявки.
Довольно часто бывает так, что предприятие не допускают к участию в тендере еще на этапе проверки тендерных предложений, если поданная им заявка была некорректно составлена. Тендерные документы должны быть оформлены профессионально.
4 этап. Презентация предложений.
Компания-заказчик тендера приглашает на встречу финалистов конкурса, которые имеют возможность убедить в том, что их предложение является лучшим. Для того, чтобы выиграть тендер, поставщику необходимо выгодно преподнести материал и заинтересовать заказчика. Профессионально подготовленная презентация должна быть доступной и наглядной, должна содержать графическую информацию, сопоставление с работой других компаний. Нелишним будет приложить список крупных заказчиков и клиентов компании-поставщика, их отзывы.
5 этап. Окончательный отбор.
Ответственные руководители компании - заказчика коллегиально принимают решение о выборе того или иного поставщика. В процессе обсуждения уточняются мнения внутренних заказчиков, создается рейтинговая таблица, где с помощью метода средневзвешенного коэффициента определяется итоговый бал каждого участника тендера.
6 этап. Объявление победителей.
На общем собрании или через СМИ при проведении открытого тендера или в персональном порядке, если тендер был закрытый, участники тендера оповещаются о завершении конкурсных процедур и выборе победителя.
Бытует мнение, что для победы в тендере, нужны связи. Конечно, издержки есть в любом бизнес-процессе, и все же существует три определяющих критерия победы в коммерческом тендере - это цена контракта, качество и квалификация.